В сегодняшнем деловом ландшафте электронная почта остаётся одним из самых важных инструментов для коммуникации. Для компаний наличие профессиональной настройки электронной почты гарантирует, что их коммуникация будет надёжной, безопасной и заслуживающей доверия. Одним из ключевых компонентов в настройке профессиональной системы электронной почты является правильная конфигурация записей DNS.

Записи DNS — это, по сути, инструкции, которые говорят интернету, как обрабатывать запросы, связанные с вашим доменом, такие как направление трафика на вебсайт или обеспечение доставки электронной почты. В случае профессиональных почтовых сервисов, таких как Gmail (Google Workspace) и Outlook (Microsoft 365), правильная настройка записей DNS имеет решающее значение для того, чтобы электронные письма доставлялись надёжно, безопасно и без проблем, таких как попадание в папку со спамом.

Этот справочник предоставляет подробное руководство по настройке записей DNS для профессиональных почтовых сервисов с использованием Gmail и Outlook, сосредоточив внимание на наиболее распространённых и важных записях DNS, которые участвуют в настройке электронной почты.

Понимание ключевых записей DNS для настройки почты

Прежде чем углубляться в подробности настроек записей DNS для Gmail и Outlook, важно понять различные типы записей DNS, используемые для настройки почты.

Записи MX (Mail Exchange Records)

Записи MX — это основные записи DNS, которые отвечают за направление почты на правильный почтовый сервер. Когда кто-то отправляет электронное письмо на ваш домен, его почтовый сервер ищет записи MX вашего домена, чтобы определить, куда отправить письмо.

Для почтовых сервисов Gmail и Outlook записи MX говорят отправляющему почтовому серверу, куда доставить письмо.

Синтаксис записи MX:

• Приоритет: Определяет приоритет почтового сервера. Чем меньше число, тем выше приоритет.
• Почтовый сервер: Имя хоста почтового сервера.

Записи SPF (Sender Policy Framework)

Записи SPF используются для того, чтобы указать, какие почтовые серверы имеют право отправлять электронные письма от имени вашего домена. Это помогает предотвратить подделку электронной почты и фишинговые атаки, обеспечивая, чтобы только авторизованные серверы могли отправлять письма на ваш домен.

Записи DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM — это метод аутентификации электронной почты, который позволяет организации взять на себя ответственность за сообщение, находящееся в процессе передачи. Сообщение подписывается с использованием приватного ключа, и его можно проверить на принимающих почтовых серверах с использованием публичного ключа, который хранится в записи DNS. Это повышает безопасность почты, подтверждая подлинность содержимого письма.

Записи DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC — это политика, которая указывает принимающим почтовым серверам, что делать, если письмо не проходит проверки SPF или DKIM. Также она позволяет владельцам доменов получать отчёты о неудачных попытках аутентификации.

Записи CNAME (Canonical Name Records)

Хотя записи CNAME напрямую не связаны с доставкой почты, они часто используются в почтовых сервисах для настройки адресов электронной почты с пользовательским доменом, таких как support@yourdomain.com или sales@yourdomain.com, и связывания их с платформами Gmail или Outlook.

Настройка Gmail для профессиональной почты

Google Workspace (бывший G Suite) предоставляет профессиональные почтовые решения с использованием Gmail для бизнеса. Правильная настройка записей DNS имеет решающее значение для того, чтобы электронные письма доставлялись безопасно и надёжно. Вот пошаговое руководство по настройке записей DNS для Gmail.

Добавить записи MX для Gmail

Чтобы настроить Gmail для вашего домена, первым шагом является настройка записей MX, чтобы они указывали на почтовые серверы Google. Вот что нужно сделать:

Записи MX для Gmail:

• Приоритет: 1 | Почтовый сервер: ASPMX.L.GOOGLE.COM
• Приоритет: 5 | Почтовый сервер: ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM
• Приоритет: 5 | Почтовый сервер: ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM
• Приоритет: 10 | Почтовый сервер: ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM
• Приоритет: 10 | Почтовый сервер: ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM

Добавьте эти записи в панель управления вашего поставщика DNS. Убедитесь, что приоритеты настроены правильно, при этом наименьшее число означает наивысший приоритет.

Шаги для добавления записей MX:

1. Войдите в свою консоль управления DNS (где зарегистрирован ваш домен).
2. Перейдите в настройки DNS.
3. Найдите опцию для добавления новых записей MX.
4. Введите значения, предоставленные Google, для пяти различных записей MX, включая их соответствующие приоритеты.
5. Сохраните изменения.

Изменения могут занять до 48 часов, чтобы полностью распространиться по интернету.

Добавить запись SPF для Gmail

Следующим шагом нужно настроить запись SPF, чтобы указать, какие серверы могут отправлять электронные письма вашему домену.

Запись SPF для Gmail: Добавьте следующую запись SPF:

• Тип: TXT
• Хост: @
• Значение: v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Эта запись SPF сообщает принимающим почтовым серверам принимать письма от серверов, указанных в записи SPF Google, и помечать все письма с других серверов как подозрительные.

Добавить запись DKIM для Gmail

Для включения DKIM (DomainKeys Identified Mail) вам нужно сгенерировать ключ DKIM в консоли администратора Google и добавить его как TXT-запись в вашем DNS.

Шаги для настройки DKIM для Gmail:

1. Войдите в консоль администратора Google.
2. Перейдите в Apps > Google Workspace > Gmail > Authenticate Email.
3. Выберите Сгенерировать новую запись для создания ключа DKIM.
4. Скопируйте предоставленную TXT-запись.
5. Войдите в панель управления DNS вашего поставщика и добавьте эту TXT-запись.
6. Вернитесь в консоль администратора Google и нажмите Начать аутентификацию.

Добавить запись DMARC для Gmail

DMARC добавляет дополнительную защиту, обеспечивая политику, что делать с письмами, которые не прошли проверки SPF и DKIM.

Запись DMARC для Gmail: Добавьте следующую запись DMARC:

• Тип: TXT
• Хост: _dmarc
• Значение: v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc-reports@yourdomain.com

Эта политика указывает принимающим почтовым серверам помещать письма, не прошедшие аутентификацию, в папку со спамом и отправлять отчёты о неудачных сообщениях на указанный адрес электронной почты.

Настройка Outlook для профессиональной почты

Microsoft 365 (бывший Office 365) — это популярный почтовый сервис, предоставляющий профессиональную почту с использованием Outlook. Как и в случае с Gmail, правильная настройка DNS необходима для обеспечения надёжной доставки электронной почты.

Добавить записи MX для Outlook

Чтобы настроить Microsoft 365 для вашего домена, вам нужно добавить записи MX для Outlook. Эти записи направляют почтовый трафик на почтовые серверы Microsoft.

Записи MX для Outlook:

• Приоритет: 0 | Почтовый сервер: yourdomain-com.mail.protection.outlook.com

Добавьте эту запись MX в настройки DNS. Обратите внимание, что yourdomain-com нужно заменить на ваше имя домена.

Шаги для добавления записей MX:

1. Войдите в консоль управления DNS вашего домена.
2. Перейдите в настройки DNS.
3. Добавьте новую запись MX с информацией, предоставленной Microsoft 365.
4. Сохраните изменения.

Добавить запись SPF для Outlook

Для настройки SPF с Microsoft 365 нужно указать, что серверы Microsoft имеют право отправлять электронные письма от имени вашего домена.

Запись SPF для Outlook: Добавьте следующую запись SPF:

• Тип: TXT
• Хост: @
• Значение: v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all

Эта запись SPF гарантирует, что только почтовые серверы Microsoft могут отправлять электронные письма на ваш домен.

Добавить запись DKIM для Outlook

Как и в случае с Gmail, Outlook требует DKIM для проверки подлинности отправленных писем. Вам нужно включить DKIM в Центре администрирования Microsoft 365 и добавить соответствующие TXT-записи.

Шаги для настройки DKIM для Outlook:

1. Войдите в Центр администрирования Microsoft 365.
2. Перейдите в раздел Безопасность > Безопасность электронной почты > DKIM.
3. Выберите Включить

для вашего домена. 4. Скопируйте предоставленные TXT-записи DKIM. 5. Добавьте записи в настройки DNS вашего домена.

Добавить запись DMARC для Outlook

Для дополнительной защиты настройте DMARC, чтобы указать, как почтовые серверы должны обрабатывать неподтверждённые сообщения.

Запись DMARC для Outlook: Добавьте следующую запись DMARC:

• Тип: TXT
• Хост: _dmarc
• Значение: v=DMARC1; p=reject; rua=mailto:dmarc-reports@yourdomain.com

Эта политика сообщает принимающим серверам отклонить письма, не прошедшие проверки SPF и DKIM, и отправлять отчёты DMARC на указанный адрес электронной почты.

Общие проблемы настройки DNS и способы их решения

Настройка записей DNS для почты может быть сложной задачей. Вот некоторые распространённые проблемы и способы их решения:

Электронная почта не доставляется в папку Входящие

Причина: Неправильно настроенные записи MX, SPF, DKIM или DMARC. Решение: Тщательно проверьте настройки записей DNS и убедитесь, что они соответствуют рекомендациям Gmail или Outlook. Убедитесь, что значение TTL (время жизни записи) настроено правильно, чтобы избежать задержек в распространении DNS.

Письма попадают в спам

Причина: Отсутствие или неправильная настройка записей SPF, DKIM или DMARC. Решение: Настройте все необходимые записи аутентификации почты (SPF, DKIM, DMARC). Также проверьте, не попал ли ваш домен в чёрные списки.

Задержки в распространении DNS

Причина: Изменения в записях DNS требуют времени для распространения по интернету. Решение: Подождите 24-48 часов, пока изменения не распространились. Используйте инструменты, такие как WhatsMyDNS, чтобы проверить статус распространения глобально.

Ошибки аутентификации

Причина: Некорректная настройка DKIM или истёкшие ключи. Решение: Сгенерируйте новые ключи DKIM в соответствующей платформе почты (Gmail или Outlook) и обновите записи DNS с правильным ключом.