La comunicazione via email è fondamentale per le operazioni aziendali, le interazioni personali e molti servizi online. Tuttavia, i problemi legati alla consegna delle email, all'autenticazione e alla sicurezza sono comuni e spesso derivano da configurazioni errate dei record DNS (Domain Name System). Per garantire che le tue email vengano consegnate in modo affidabile, sicuro e senza essere segnalate come spam, è essenziale configurare correttamente i record DNS. I principali record DNS che influenzano il comportamento delle email sono i record MX (Mail Exchange), i record SPF (Sender Policy Framework), i record DKIM (DomainKeys Identified Mail) e i record DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance).

In questa guida, esamineremo il ruolo che ogni record DNS gioca nella risoluzione dei problemi email, i problemi comuni, come risolverli e le migliori pratiche per garantire una comunicazione via email fluida.

L'importanza dei record DNS nella comunicazione via email

Cosa sono i record DNS?
I record DNS sono coppie di chiavi-valori che aiutano a indirizzare correttamente il traffico internet. Quando si tratta di email, i record DNS determinano come le email vengono indirizzate, convalidate e autenticate.

I quattro principali record DNS coinvolti nelle operazioni email sono:

• MX (Mail Exchange): Specificano i server di posta responsabili della ricezione dei messaggi per un dominio.
• SPF (Sender Policy Framework): Un record DNS basato su testo che elenca quali server di posta sono autorizzati a inviare email per conto di un dominio.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Un metodo per l'autenticazione delle email che utilizza firme crittografiche per verificare che un'email sia stata inviata da un server di posta autorizzato e che non sia stata alterata.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): Un livello di politica basato su SPF e DKIM per prevenire l'email spoofing e il phishing, e fornire report sull'autenticazione delle email.

Ogni record ha uno scopo distinto e una configurazione corretta è essenziale per evitare problemi come email non consegnate, email segnalate come spam o vulnerabilità nella sicurezza delle email.

Problemi comuni con le email legati ai record DNS
I problemi con le email spesso derivano da record DNS configurati in modo errato. Ecco i problemi comuni e come ogni tipo di record DNS contribuisce al problema:

Record MX errati o mancanti
I record MX determinano quali server di posta devono ricevere le email per un dominio. Se questi record sono errati o mancanti, le email non possono essere consegnate alla casella di posta del destinatario.

Problemi comuni:

• Le email vengono restituite o ritardate.
• Il server di posta non riesce a ricevere i messaggi in arrivo.
• Potrebbe apparire un messaggio come "Server di posta non trovato" o "Impossibile connettersi al server di posta".

Soluzione:

• Verifica che i record MX puntino al server di posta corretto (di solito fornito dal tuo provider di servizi email).
• Assicurati che i valori di priorità del server di posta siano configurati correttamente (i numeri più bassi indicano una priorità più alta).

Problemi con il record SPF
Il record SPF (Sender Policy Framework) specifica quali server di posta sono autorizzati a inviare email per conto di un dominio. Se il record SPF è configurato in modo errato, le email potrebbero essere segnate come spam o rifiutate.

Problemi comuni:

• Le email inviate da server non autorizzati vengono segnate come spam.
• I fallimenti della consegna delle email a causa di errori "SPF Fail".
• I server di ricezione rifiutano le email perché non corrispondono alla politica SPF del dominio.

Soluzione:

• Rivedi e aggiorna il record SPF per includere tutti i server di invio legittimi (inclusi i servizi di terze parti come Google, Office 365, ecc.).
• Assicurati che non ci siano conflitti o voci obsolete nel record.

Fallimenti di autenticazione DKIM
DKIM (DomainKeys Identified Mail) assicura che il contenuto dell'email venga verificato e che non sia stato manomesso durante la trasmissione. Se DKIM non è configurato correttamente, la tua email potrebbe essere segnalata come sospetta.

Problemi comuni:

• Le email non superano la verifica DKIM, attivando i filtri anti-spam.
• Consegna irregolare delle email a causa di un'impostazione errata della firma.

Soluzione:

• Assicurati che i record DKIM siano configurati e allineati con la configurazione del tuo provider di servizi email.
• Verifica che la chiave privata sul server di posta corrisponda alla chiave pubblica memorizzata nei tuoi record DNS.

Errori di configurazione della politica DMARC
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) assicura che le email che utilizzano SPF e DKIM siano correttamente autenticate. Senza DMARC, anche se i tuoi record SPF e DKIM sono corretti, le email contraffatte potrebbero comunque passare.

Problemi comuni:

• Le email che impersonano il tuo dominio vengono consegnate con successo (tentativi di phishing).
• Mancanza di visibilità sui fallimenti delle email, rendendo difficile tracciare i problemi.
• Le email non vengono autenticate nonostante la configurazione di SPF e DKIM.

Soluzione:

• Configura un record DMARC che si allinei alle politiche email della tua organizzazione. Questo dovrebbe specificare come trattare le email che non superano i controlli SPF o DKIM (ad esempio, mettere in quarantena o rifiutare).
• Monitora i report DMARC per identificare l'uso non autorizzato del tuo dominio.

Risolvere i problemi comuni con le email configurando correttamente i record DNS
Esaminiamo più in dettaglio come risolvere i problemi specifici delle email configurando correttamente i tuoi record DNS.

Correggere i record MX errati
Se le email non vengono consegnate al tuo server, potrebbe essere dovuto a un record MX errato o mancante.

Passaggi per correggere i problemi dei record MX:

• Accedi al pannello di controllo del tuo provider DNS (ad esempio, GoDaddy, Cloudflare o il tuo registrar di dominio).
• Vai alla pagina di gestione DNS e trova la sezione per i record MX.
• Assicurati che il record MX punti al server di posta corretto. Questo dovrebbe essere fornito dal tuo provider di servizi email (ad esempio, per Google Workspace, è ASPMX.L.GOOGLE.COM).
• Imposta la priorità corretta per il record MX. Il numero di priorità indica quale server di posta deve essere utilizzato per primo; numeri più bassi hanno una priorità più alta.
• Salva le modifiche e attendi la propagazione DNS (che può richiedere fino a 48 ore).

Correggere i problemi con il record SPF
Se le tue email vengono rifiutate o segnalate come spam, il record SPF potrebbe essere configurato in modo errato.

Passaggi per correggere i problemi con il record SPF:

• Controlla il tuo attuale record SPF utilizzando uno strumento di ricerca DNS come MXToolbox.
• Assicurati che tutti i servizi di invio email che utilizzi (ad esempio, Google Workspace, SendGrid o Mailchimp) siano inclusi nel record SPF.
• Il record SPF dovrebbe essere un record TXT nelle impostazioni DNS e dovrebbe iniziare con v=spf1. Aggiungi tutti gli indirizzi IP e i domini necessari che sono autorizzati a inviare email per conto del tuo dominio.
• Esempio: v=spf1 include:_spf.google.com ~all
• Evita di avere più record SPF. Se esistono più di un record SPF, entreranno in conflitto, causando il fallimento della consegna.
• Salva il record SPF aggiornato e monitora le prestazioni delle email.

Correggere i fallimenti di autenticazione DKIM
Le email che non superano i controlli DKIM potrebbero essere dovute a una configurazione errata del tuo record DKIM.

Passaggi per correggere i problemi del record DKIM:

• Assicurati che DKIM sia abilitato nel pannello di amministrazione del tuo provider email (ad esempio, Google Workspace, Microsoft 365).
• Il tuo provider di servizi email genererà una chiave DKIM pubblica per te, che deve essere aggiunta come record TXT nelle impostazioni DNS.
• Verifica che il selettore (il nome del record DKIM) sia corretto e corrisponda a quello configurato dal tuo provider email.
• Dopo aver aggiunto il record, testa la configurazione DKIM utilizzando uno strumento online come DKIMValidator.
• Se DKIM continua a fallire, controlla che il tuo server di posta stia firmando le email in uscita con la chiave privata corretta.

Configurazione di un record DMARC
Per applicare l'autenticazione delle email e prevenire il phishing, è necessario configurare un record DMARC.

Migliori pratiche per i record DNS e la configurazione delle email
Per evitare i problemi comuni con le email, segui queste migliori pratiche nella gestione dei record DNS:

• Mantieni sempre validi i record MX: Assicurati che i record MX siano configurati correttamente per puntare al tuo server di posta e siano testati regolarmente.
• Usa SPF, DKIM e DMARC insieme: Non fare affidamento su un solo record. Combina SPF, DKIM e DMARC per garantire la massima protezione contro lo spoofing e il phishing.
• Rivedi regolarmente i record: Esegui periodicamente un audit dei tuoi record DNS e delle configurazioni delle email per assicurarti che siano aggiornati, specialmente dopo aver migrato i servizi email o apportato modifiche al tuo dominio.
• Minimizza i fallimenti SPF: Evita l'uso di politiche SPF troppo generali come v=spf1 +all, poiché potrebbe consentire a qualsiasi server di inviare email per conto del tuo dominio.
• Monitora i report DMARC: Usa i report generati da DMARC per identificare possibili abusi del tuo dominio e intraprendere azioni correttive se necessario.

I record DNS sono vitali per la comunicazione via email. I record DNS mal configurati o mancanti possono causare una vasta gamma di problemi legati alle email, dalla mancata consegna delle email alle email segnalate come spam. Risolvere questi problemi richiede la corretta configurazione dei record MX, SPF, DKIM e DMARC, responsabili del routing delle email, dell'autenticazione dei mittenti e della protezione delle comunicazioni.